假期时光总是过得飞快，2023年五一转眼已成过去式，回归办公室第一周，那些“节后再说”的工作，各种各样的文件都迫切等待处理。作为一名职场人，大家都有体会，文件内容不断增删修改是再正常不过的常态，当文件需要多人共同创作，对内容持续更新时，很容易出现版本混乱的情况。

那么，什么样的工具能够有效管理文档版本，让工作事半功倍？

(资料图)

Microsoft Teams 助您高效协同管理文档

从此告别版本混乱！

多版本文件 来回传输难免混乱

工作中需要多人共同创作时，使用本地文档管理模式，每个人只能通过文档来回传输进行协作，导致产生N个版本文件，加之有时不同版本命名没有加以区分，非常容易造成版本混乱，给本就忙碌的工作平添更多工作量！

文件来回传输造成内容混乱

线上协作内容 可能被他人误删

协作中如果采用了云端协作方式，在多次反复的协作修改中，每位创作者虽然能够区分自己的内容版本，但却很难清楚的了解其他创作者的文档内容哪些是最新的，可能会出现误删他人内容而不能及时发现的情况，这会带来内容的不确定性和后续的重复工作。

线上编辑内容被他人误删

文件过期 丢失难以找回

有时云端文档会过期，这也让人不得不将文件另存到其他地方，产生新的文件，新的文件又将面临如何与他人同步、共享、留存、并迁移到企业知识库等一系列问题。比如一些工作中产生的过程文件可能仍包含一定价值，如果没有及时留存，过期后难以找回。

文档过期难以找回

针对以上问题，Teams 如何解决？

云端实时协同编辑 多端同步，版本唯一

在 Teams 中，所有文件都存储在云端，创作者只要做出更改，文档就会在 云端实时同步 ，多人对同一文档进行创作时，每个人编辑的内容都在云端实时更新，无论是使用移动设备、网页端还是桌面端，都可以随时参与协作，编辑内容对其他参与创作的成员实时可见，不再需要另存 N 个文件版本来回传输，一个云文档全都搞定，文档内容始终最新！

Teams 一站式协同编辑

历史版本记录 随时追溯与更新内容

在 Teams 中您可以通过历史版本记录方便的回溯此前自己和其他协作者产出的内容，历史记录中详细的列出了参与编辑的人员和修改时间，方便查找，点击历史版本即可查看并与现有版本进行比对，可根据需要选择其中部分放回当前文档版本中，避免重复劳动。

文档历史版本轻松回溯

文件不过期 方便归档与知识沉淀

在 Teams 中发送过的所有文件永不过期！无论多久以后，都可以在 Teams 中轻松检索到此文件，进行查阅、修改或更新，并依然可以从历史版本记录中回溯更多版本的内容，为企业文件存储管理、知识沉淀等提供非常便捷的环境条件，您甚至可以在 Teams 中建立组织的知识库。

在 Teams 中建立组织知识库演示

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